Raus aus dem Hamsterrad

In vielen Projekten gibt es ineffiziente Arbeitsabläufe, die viel Zeit kosten. Häufig ist die Abhilfe offensichtlich. Wenn man dann nachfragt, warum nichts gemacht worden ist, wird gewöhnlich auf den engen Terminrahmen hingewiesen. "Wenn wir mal etwas mehr Ruhe haben, werden wir uns darum kümmern."

Das Problem hier ist, daß die Zeit, wenn mehr Ruhe herrscht, erst dann kommen wird, wenn das Projekt eh zu Ende ist. Der Grund ist, daß durch all die vielen Dinge, die man aus Zeitnot nicht in Ordnung bringt, genau die Zeit verloren geht, die man brauchte, um die nötigen Verbesserungen durchzuführen.

Das Problem hier ist ein fehlendes unternehmerisches Denken der Projektbeteiligten. Eine Verbesserungsmaßnahme ist zunächst einmal eine Investition. Es muß also abgeschätzt werden, was die Maßnahme vermutlich kosten würde und was das Einsparpotential nach der Umsetzung ist.

Häufig werden solche Entscheidungen durch Prozesse erschwert, die sehr kleinteilige Projektfortschrittsberichte erfordern und bei nicht direkt sichtbarem Projektfortschritt langwierige Diskussionen mit Vorgesetzten nach sich ziehen. Diese Diskussionen erhöhen dann die Kosten für Verbesserungsmaßnahmen signifikant.

Wenn man persönlich von einer Maßnahme überzeugt ist, hilft da ein wenig Unaufrichtigkeit. Dann wird halt mal schon bei der Fortschrittsmeldung ein wenig Kredit auf die Zukunft aufgenommen. Wenn dann die Verbesserungsmaßnahme greift, wird der Kredit sehr schnell wieder abzulösen sein.

Die ordentliche Umgangsweise mit dem Problem sieht aber so aus:

1. Es wird eine Liste angelegt, in die alle vom Team vorgeschlagenen Verbesserungsmaßnahmen aufgenommen werden.

2. Es wird eine Menge an Zeit für die Umsetzung des Maßnahmen festgelegt, die jede Woche eingeplant wird.

3. Die Maßnahmen werden nach Aufwand und Einsparpotential bewertet, gegebenenfalls auch Risiko und zusätzliche Ergebnisse wie erhöhte Qualität.

4. Es wird immer eine Maßnahme nach der anderen umgesetzt.

5. Nach der Umsetzung wird die Liste aktualisiert und die nächste Maßnahme in Angriff genommen.

Nach kurzer Zeit sollten erste Erfolge sichtbar werden und die Situation sich entspannen.