Vorsicht Meeting

Heute geht es nicht um interessante Technik, sondern um das, womit die meisten sich mindestens so häufig beschäftigen, wie die "eigentliche Arbeit": Meetings. Eigentlich ist Kommunikation doch der wichtigste Teil eines Softwareprojekts, der den Unterschied zwischen Erfolg und Mißerfolg eines Projekts ausmacht. Warum haben Meetings bei so vielen so einen schlechten Ruf?

Typen von Meetings

Ohne Anspruch auf Vollständigkeit hier einige Typen von Meetings:

• Routinemäßiges Teammeeting: Kann nützlich sein, wenn es knapp und mit strengen Regeln geführt wird (Dialy Scrum Meeting). Negative Faktoren sind hier:
  

• schwache Moderation, Diskussionen kommen auf, die anderswo geführt werden sollten

• es werden immer wieder die gleichen Probleme angesprochen, aber niemand unternimmt etwas zur Lösung

• die Teammitglieder haben das Gefühl, daß ihre Arbeit beurteilt wird. Probleme werden unter den Tisch gekehrt

• es wird versucht, hier Beschlüsse zu fassen. Beschlüsse brauchen Vorbereitung, damit keiner sich überfahren fühlt

• Strategiemeetings: eine Strategie soll verabschiedet werden. Negative Faktoren:

• die Beschlußvorlage wird zu spät verteilt, so daß sich die Teilnehmer nicht vorbereiten können

• es wird versäumt zu Beginn des Meetings Einigung über Ziel und Notwendigkeit des Themas zu erzielen

• unterschiedliche Meinung werden zuerst unterdrückt und kommen dann in endlosen Diskussionen zum Vorschein. Besser: Raum für die Präsentation von abweichenden Vorschlägen geben

• Teilnehmer mit abweichenden Ansichten erst im Meeting einfangen zu wollen, führt selten zum gewünschten Erfolg. Bestenfalls bekommt man sein Meeting durch, aber die Fragen werden immer wieder hochkommen. In der Politik wird so etwas schon im Vorfeld zu klären versucht.

• Meeting mit Kunden. Negative Faktoren:

• problematische Themen werden vorher nicht offen zwischen den Teilnehmern auf Anbieterseite besprochen

• die Rollen sind nicht klar. Wer hat welche Kompetenzen für Zusagen? Wer darf nur Fragen stellen? Wer nur beobachten?

• der Erfolg oder Mißerfolg wird gegenüber dem Kunden einzelnen Teammitgliedern zugewiesen. Schuldfragen interessieren nur intern.

Kommunikationsfallen

Hier typische Kommuniktationsfallen, die häufig in Meetings beobachtet werden können:

Ein Vorlage wird vorgestellt. Wenn Gegenvorschläge kommen, reagiert der Vorstellende gereizt. Warum kann das nicht funktionieren? Wenn die Vorlage nicht zur Diskussion stehen soll, braucht es kein Meeting. Wenn der betreffende die notwendige Kompetenz hat, verkündet er sie einfach und stiehlt den Teilnehmern nicht die Zeit. Wenn er zum Meeting einlädt, signalisiert er, daß die Vorlage ein erster Entwurf ist, die im Meeting weiterentwickelt werden soll.

Die Diskussion dreht sich im Kreis über immer neue, meist kleinteilige Probleme. Wird hier etwa über eine Lösung diskutiert, bevor das Problem genau definiert wurde?

Einzelne Teilnehmer halten lange Vorträge und beschweren sich bei Unterbrechungen. Während es als unhöflich gilt, Leute zu unterbrechen, so ist es zumindest wenig souverän, Nachfragen abzuwürgen. Warum sollte jemand einem langen Vortrag zuhören, wenn er schon nicht von der Prämisse überzeugt wurde. Wenn dies eine Taktik ist, die Oberhand durch Redezeit zu gewinnen, wird es meist eher das Meeting sprengen als zum Erfolg zu führen.

Machtkämpfe und pragmatischen Suche nach Lösungen für Probleme vertragen sich selten.

Kommunikationstechniken

Viel Firmen geben erheblich mehr Geld dafür aus, ihre Mitarbeiter in Kommunkationstechniken zu schulen wie in konkreten technischen Fertigkeiten. Ich bin kein großer Freund von diesen Kursen, aber die dort gelehrten Methoden fuhren erstaunlicherweise häufig zu Erfolgen.

Warum werden die Techniken so selten angewandt? Ein Kommunikationskoffer mit den entsprechenden Spielzeugen (Karten, Stifte, Heftmittel etc.) ist meist verfügbar. Aber so ein Meeting erfordert von dem Einladenden mehr Vor- und insbesondere Nacharbeit. Außerdem taugen sie nicht zu Machtspielchen und die Ergebnisse sind nachprüfbarer.

Teilnehmerliste

Wichtig ist es, die richtigen Leute zu einem Meeting einzuladen. Es ist wenig hilfreich, in einem Meeting etwas zu beschließen, was von Dritten erwartet wird, die möglichst davon nicht unterrichtet werden.

Es ist aber auch nicht sinnvoll, Leute einzuladen, an deren Meinung man nicht interessiert ist, es sei denn, man will diese Leute loswerden.